オフィスの新設・移転には家具のリースがおすすめ！その理由と魅力とは？
オフィスの新設・移転のときには、デスクやチェア・収納など多くの家具が必要です。
効率よく業務を行い生産性を高めるには、きちんとした家具を用意したほうがよいでしょう。
しかし、一度に大量の家具をそろえるとコストもかかるため、どのようにそろえるべきか悩んでいる経営者の方も多いのではないでしょうか。
そのような方には、初期費用を抑えられるレンタルやリースの検討をおすすめします。
家具のレンタルやリースなら、今後移転するときにも引き取ってもらえるので家具の処分や移設の手間がかかりません。
本記事では、オフィス家具をリースするメリットやリースをするときに気をつけておくとよいポイント・確認すべき項目を、オフィスのインテリアコーディネートも手掛けているプロの視点で解説します。
また、MAYSのリースサービスも合わせてご紹介しますので、具体的にオフィス家具のリースを検討しやすくなります。
家具リースのメリットや仕組みをしっかり知り、社員が働きやすくモチベーションアップにつながるオフィス空間をつくりましょう。
オフィス家具のリースを選択するメリット
オフィス家具をそろえるときにリース・レンタルにするとどのようなメリットを得られるのでしょうか。
まずは、リースのメリットについて考えてみましょう。
フレキシブルなオフィスを実現できる
現代は、リモートワークの浸透により出社日数も減少しつつあります。
また、都心部ではなく地方を拠点として働く従業員も増え、オフィスに求められる家具の在り方は変わってきました。
従業員の数だけ固定のデスクを用意する必要が減る、必要なデスク・チェアの数が随時変動するなどの可能性が考えられます。
固定のデスクを設けず、自由に空席を使う「フリーアドレス制」を取り入れる企業も増えています。
リース・レンタルなら、このような変動があってもフレキシブルに家具の交換や増減ができ便利です。
リースやレンタルなら経費として計上できる
オフィス用の家具を法人で購入する場合は、固定資産となるため使用年月に伴い減価償却費の計算が必要になります。
複数のオフィス家具の購入では、経費処理が複雑になり手間がかかります。
リース・レンタルであれば、固定資産税の負担者は貸主であるリース・レンタル会社です。
そのため、固定資産税の計算・申告・納付などの手続きはすべて貸し手側が行います。
借りる側は経費として計上でき、コスト管理や税務処理が楽になるだけでなく、節税対策も可能です。
しかし、税務は企業規模によって適用される内容が変わる可能性があります。
2008年4月1日から適用された「リース取引に関する会計基準」が2019年に変更となり、新リース会計基準が適用されています。
この結果、多くの上場企業でリースのメリットを受け取れないケースがみられるようになりました。
税理士をはじめとした専門家に、自社が該当するかどうかあらかじめ相談してみてください。
必要な家具を必要なタイミングで導入できる
オフィスの新設や移設時は、工事費や設備導入費・引っ越し代など、多くの費用がかかります。
家具を大量にそろえるための資金繰りが難しく、必要な家具でもすぐに用意できないと悩む経営者の方もいるのではないでしょうか。
リースやレンタルの場合、分割での支払いとなります。
そのため、初期費用を抑えて導入時の負担を減らし、好きなタイミングで必要な家具をそろえることが可能です。
リースは、基本的にユーザーが希望する商品をリース会社が新規購入し借りるシステムのため、気に入った家具を選べるでしょう。
しかし、受注生産品は納品までに時間を要する可能性もあるため、希望する納期に間に合うかどうかをあらかじめ確認してみてください。
一方でレンタルは、レンタル会社が所有している中古品を借りるため、在庫があればすぐに納品できます。
必要に応じて、適切なシステムを利用するとよいでしょう。
デザイナーズ家具や高級家具をリースすれば従業員のモチベーションもアップする
初期費用がかかることから、希望しているデザイナーズ家具や高級家具の購入を断念せざるを得ないケースもあるかもしれません。
前述のとおり、リースやレンタルであれば分割での支払いとなり、理想の家具を導入できる可能性が高まります。
1日のなかで、長い時間を過ごすオフィスだからこそ、居心地がよいインテリアであることは重要です。
デザイナーズ家具や高級家具は、快適であると同時にデザイン性も高く、利用者の気持ちが満たされます。
よい家具を使って働くことができれば、従業員のモチベーションも向上するのではないでしょうか。
企業のセールスポイントにもつながり、対外的にアピールできます。
既存社員の満足度の高さとともに、就職活動をしている優秀な人材にとっても魅力となり、採用率アップにつながるかもしれません。
オフィス家具におけるリースサービスの選び方
オフィス家具のリース・レンタルには、さまざまなメリットがあります。
では、実際にオフィス家具をリースするときには、どのような点に気をつけて選ぶとよいのでしょうか。
リース料のみならず配送や取り付け費などの付随費用を確認する
リースは初期費用が抑えられるとお伝えしましたが、家具自体のリース料のほかにも必要な費用があります。
後から、多額の追加費用が発生しないように、あらかじめ考えられるコストを把握しておかなければいけません。
例えば、オフィス家具は数が多い場合もあるでしょう。
すべての家具の配送設置を、自社で行うのは大変です。
そこで、次の費用が含まれているかを確認してみてください。
- 配送
- 組み立て・設置・取り付け
- 廃材の引き取り
収納やソファ・デスク・会議室のテーブルなどの大型家具は、搬入経路が確保できるかどうかもチェックが必要です。
また、先の話になるため見落としがちですが、契約期間終了後の引き取り時の配送費用も確認しておきましょう。
契約期間と契約延長について確認する
リースは契約期間によって、分割料金が変わります。
希望に合う契約期間と料金をチェックしましょう。
リース期間は会社によってさまざまです。
また、満了後に契約の延長ができるかどうかも確認します。
満了後は割安な価格で再リース可能な場合が多いですが、必ず返却しなければならないケースもあります。
改めて家具をそろえなければならないとなると、手間も費用もかかるので事前に先を見越してリース期間を検討してみてください。
契約後に家具の買い取りも可能かどうか
前の項でお伝えしたように、リース期間が終了した後は引き取り以外にどのような取り扱いができるかを確認しなければいけません。
基本的にはリース延長が可能なケースが多く、継続して使用することができるでしょう。
しかし、借りていた家具が使いやすく今後も継続的に使いたい、あるいは自社の資産としたい場合もあります。
リースしていた家具をお値打ちに買い取りできるリース会社もあるため、契約時に確認しておき視野に入れておくとよいでしょう。
リースできる家具の種類を確認する
リース会社によって、取り扱うブランド・商品が異なります。
企業イメージに合うインテリアコーディネートを実現したいと考えるなら、できるだけ取り扱いブランド数の多い会社を選ぶことがおすすめです。
また、デスクやチェア・応接用のソファだけでなく、カーテン・照明・植物・アートなどがあるとより魅力的なコーディネートを実現できます。
近年のオフィスでは、執務に集中できるだけでなく、しっかりと休憩ができるスペースの需要が高い傾向にあります。
リラックス用のソファやカフェコーナー用のテーブル・チェアなども導入を検討してみてください。
好みの家具ブランドを取り扱っているか
取り扱いブランドが多くても、企業イメージやアイデンティティにマッチしたブランドが少ない可能性もあります。
好みのインテリアスタイルに沿ったブランドがあるかどうかも、チェックポイントの一つです。
また、企業の業務内容やワークスタイルに合う商品があるかも確認してみてください。
例えば、リモートワークを併用している場合では、オンラインでの商談やミーティングが頻繁に行われる可能性もあります。
周囲への配慮ができ、集中して商談・ミーティングを進められるような個室ブースを用意する必要があるかもしれません。
このように、オフィスの特性に合わせた幅広いブランド・商品がある会社を選択するとよいでしょう。
リース家具を搬入予定のオフィスが対応可能エリアかどうか
リースしたいブランド・商品があっても、配送ができなければ契約はできません。
リース会社の場所と搬入先が離れている場合、配送できない、あるいは別途配送料金が必要になるケースがあります。
自社が配送可能エリアにあるかどうかも、事前に確認してみてください。
リース期間中に家具を破損させてしまった場合の責任範囲について
リース期間中のリース品の所有者は、あくまでもリース会社であり、商品は「借りている」状態です。
不特定多数の社員が使うオフィスの家具は、家庭での利用に比べて壊れやすい傾向があります。
汚れや破損などに対する責任を、誰がどこまで取るべきかをあらかじめ確認しておきましょう。
インテリアのトータルコーディネートも可能か
オフィスに必要な家具の選定やどのように配置すればいいのかなど、悩みが尽きず、具体的にレイアウトのイメージが決まらない方も多いのではないでしょうか。
オフィスの広さや間取りに対しての適切なレイアウト、動線計画は、判断が難しいこともあります。
さらに、企業のアイデンティティを表現し、社内外の人に魅力を伝えるためのインテリアのトータルコーディネートがこれからのオフィスには必要です。
上記も踏まえて、居心地がよく快適で、機能性も高いオフィスを実現するための、インテリアコーディネートサービスを用意してくれるリース・レンタル会社も検討してみてください。
インテリアコーディネート会社だからこそ提供できるMAYSのリースサービス
家具リースサービスの実績があるMAYSでは、オフィスのコーディネートも承っています。
オフィス家具のリースを検討中で、理想のオフィス空間を実現したい経営者におすすめのサービスをご紹介します。
国内外100社の高級家具ブランドと連携
取り扱いブランド・商品数の多さが魅力の一つです。
国内外100以上のブランドと提携しており、デザイナーズ家具や高級オフィス家具をリースできます。
家具だけでなく、照明・アート・カーテンなどの取り扱いもあり、トータルコーディネートで理想のオフィスを演出できるでしょう。
最短1ヵ月から最大36ヵ月までお客様の事情に合わせて契約可能
お客様の都合や事情に合わせて選べるように、リース期間を幅広く設定しています。
1ヵ月・3ヵ月・6ヵ月・9ヵ月・12ヵ月・18ヵ月・24ヵ月・30ヵ月・36ヵ月のなかから選択可能です。
ご契約後は配送日をご指定いただければ、配送・設置・梱包材の引き取りまでしっかり行いますので手間がかかりません。
契約終了後は商品の返却・買い取り・契約更新から選べる
リース契約期間が終了した後は、返却だけでなくリース継続や買い取りもできます。
契約時に決める必要はなく、ご契約終了2ヵ月ほど前にご希望を伺いますので、しっかり利用したうえで検討いただけます。
契約更新の場合は、約半額となる月額利用料金にて継続利用が可能です。
状況に合わせて、選んでみてください。
新品家具とリースアップ商品を組み合わせてご提案
希望の新品家具をご用意するだけでなく、リースが終わった後に引き取り、メンテナンスをした「リースアップ商品」を組み合わせてのご提案もしています。
高級家具・ハイブランド家具を手に入れたいものの予算が厳しい場合は、新品よりもお得な価格でリースできます。
リースアップ品ではありますが、創業当時から行っているリース事業で培った自社のメンテナンス技術により、自信を持って商品をご提供できるのが特徴です。
リユースの意識を持つことで、企業としても持続可能な社会の実現に貢献できます。
1年未満の短期利用向けにパッケージプランもご用意
オフィスの工事が完成していない、あるいはリフォーム中に仮事務所で業務を進めなければいけないケースもあるかもしれません。
新オフィスができるまでの短い期間でも、利用できるパッケージプランをご用意しています。
執務スペース向けには「デスクセット」がおすすめです。
在宅ワーク向けのリースプランも完備
近年、リモートワークが普及し、自宅で仕事を行う方も増えてきました。
出社と在宅ワークの両方を行う「ハイブリッドワーク」を取り入れている企業もあります。
また、オフィス新設・移転などで、一時的に自宅で業務をするケースも考えられます。
しかし、自宅には仕事に集中できるデスクがなく不便だと感じる方もいるでしょう。
そのような方向けに、在宅ワーク向けのリースパックもご用意しています。
インテリアコーディネート会社だからこそ家具のトータルコーディネートも可能
MAYSでは、年間約1,000件のインテリアコーディネートを手掛けています。
東京港区を中心とした高級物件のコーディネートだけでなく、オフィスインテリアの実績も豊富です。
オフィスインテリアのコーディネートやレイアウトにお困りの場合は、ぜひご相談ください。
コーディネートには、リース料金のほかに別途費用はかかりますが、家具だけでなく照明・カーテン・インテリアグリーンなどを含めたトータルコーディネートが可能です。
働きやすく、居心地のよいオフィスを実現できるでしょう。
そのためには、間取りや広さを考慮して、効率よく働ける動線計画や家具のレイアウト・選定などが必要です。
例えば、過去には次のようなオフィスデザインを手掛けました。
固定観念にとらわれない自由なレイアウトは、空間を有効に活用できるだけでなく、コミュニケーションの取りやすい環境に仕上がっています。
初回リース料は月額リース料の3ヵ月分
ご契約時に必要な初期費用は、初回リース料のほか以下のものがあります。
（初回リース料は月額リース料の3ヵ月分です。）
■リースのご契約時に必要となる初期費用
※1：搬出入回数が複数回に及ぶ場合、物量が多い場合、メーカー配送料が発生する場合などは別途追加料金が必要になります。詳しくは、お問い合わせください。
また、リース契約期間および審査結果に応じて、保証金を申し受ける場合があります。
保証金は、契約満了後、リース返却完了と債務の完済を確認した後にご返金いたします。
リース家具の破損やダメージについて
リース商品の破損や汚れなどのダメージにおける、修理費用はどの程度かかるのか気になる方も多いはずです。
とくにオフィスでは、不特定多数の人が使用するため、キズがついたり故障したりといったケースがよく起こります。
お客様過失による故障や次のようなダメージは、お客様の責任となるため別途費用が必要です。
- 椅子を壊す
- ソファの生地を破る
- タバコの焦げ跡がつく
- らくがき
- 薬品や飲食物のシミ・汚れ
しかし、一般的な使用による多少のキズや自然の摩耗などは、日常的な経年劣化として免責となります。
この場合は、契約開始より4年が経過するまでは、修理・代替品手配をしますので、ご安心ください。
また、天災によりリース物件がその機能を果たさなくなった場合、お客様に損害の請求は発生しませんが、代替品の供給はなくそのままリース終了となります。
いずれにしましても、オフィス家具のリースを検討中の方は、以下のリンクよりお気軽にお問い合わせください。
文・松田 ともみ（インテリアコーディネーター）
